会議というものは全員の時間を無駄にするためにはあるわけではありません。

Inc：会議というものは全員の時間を無駄にするためにはあるわけではありません。

こんな状況に心当たりはないでしょうか？　チームや部署の全員が会議室に集まり、数人だけが発言をして意思決定を行います。参加をしていない人たちは睡魔と戦いながらランチのことをボーッ考えています。

みなさんの中にもこのようなシチュエーションを経験をしたことがある人がいると思います。

このような状態は本来あるべき姿ではなく、従業員は全員、会議に参加したいと思うべきなのです。しかし、そのようなことは今のままではまず起こらないでしょう。

今回は、ビジネス特化型SNSを運営する「LinkedIn」のCEOのジェフ・ウェイナー氏のお話をご紹介しますので、参考にしてみてください。

会議をより意味あるものにするというのは重要なことです。ウェイナー氏は生産性の低い会議を効率的にする秘訣をLinkedInブログで明かしました。「スタッフに会議について質問してみてください。スタッフの生産性を損なっている最大の要因の1つは会議であると答えるでしょう」とウェイナー氏は言っています。

無駄な会議は従業員の時間だけではなく、会社全体の生産性も無駄にしています。「すべての会議は目的があるべきで、目的を果たすのに必要最低限の時間で行われるべきです」とウェイナー氏は言います。

では、ウェイナー氏が実践している効率的な会議をする方法とはどんなものでしょうか。ウェイナー氏は「LinkedInでは、基本的にプレゼンテーションをなくしました。その代わり、一般的に会議中にプレゼンされる資料を少なくとも24時間以上前に出席者に送付し、会議にでる全員が内容を事前に良く理解できるようにしました」と語っています。

会議の前に資料を渡すことにより、出席者は議論をして価値のあることを見いだすことに集中できるようになります。「出席者には共通性があるものを情報共有したり、テーマを深く掘り下げたり（これが恐らく最も重要なことです）、有意義な討論を行うことが求められるのです」とウェイナー氏は言います。少数のキーパーソンだけが発言し、意思決定を行う（彼らだけが実際に何が議論されるのかわかっていて会議室に来ている現状）のではなく、参加している全員が会議に意見を出せるようになります。

AmazonのCEOのジェフ・ベゾス氏は会議に他のアプローチを採用しています。すごく簡単な考え方で、多くの企業がマネをしていないのはおかしいくらいです。

ベゾス氏のルールはとてもシンプルです。「出席者が多すぎて、2枚のピザでケータリングが足りないような会議は設定するな」というものです。ベゾス氏にとって会議はアイデアが交わされる場であり、出席者の全員が会話に参加し意見を共有する場なのです。

ウェイナー氏とベゾス氏は会議に対して似た考えを持っており、その考え方の柱は、時間は貴重で無駄にされるべきではないということ。また、全員が議論に参加するべきである、という考えなのです。

ポイントは、会議に対してどのようにアプローチすれば、参加者がビジネスに傾倒することができるかということなのです。今までの会議に少しの変化を出すことでも大きな収穫になります。

みなさんも、次の会議の前に時間を取って会議の目的を決めてください。「何が目的で、期待する成果は何だろうか？」などです。たとえ以前から定期的に行っている会議だとしても、会議のための会議は設定しないようにしましょう。

もちろん、全員に最新情報を定期的に共有することは大事ですが、毎回同じ時間に会議をしなければならないという古い考え方は、参加者が時間の無駄と感じるものになっています。時間を無駄にする余裕がある人は社会にいるのでしょうか？　いないと思います。

ぜひ、今回の秘訣を生かし、会議をより良いものにしてください。